議会運営委員会視察② 静岡県沼津市
議会運営委員会視察の第２日目は、静岡県沼津市議会を訪問しました。 沼津市議会の視察のポイントは、委員会の議事録を音声認識システムを使ってすばやく文字化するシステムです。
所沢市議会では、本会議については、全文をすべて議事録として残しますが、委員会の議事録については要点筆記という方法をとっています。 要点筆記とは、一言一句全てを掲載するのではなく、会議の要点だけを記録するという方法です。 要点筆記の具体例は、 所沢市審議会等の議事録を参照してください。
所沢市議会では、本会議については、会議録専門の業者、株式会社 会議録研究所に委託しています。 年間予算は、平成１７年度予算では、会議録作成委託料9,078,000円となっています。 一方、委員会の議事録については、各委員会２名の担当となった、議会事務局所属の職員が、テープ起こしをして、要点筆記で議事録を作成しています。 委員会は、本会議に比べて、「話し言葉」が多く、議事録に起こしにくいという点も、要点筆記になっている理由かと思われます。 ちなみに、委員会の議事録作成にあたっても、委員会等会議録作成補完業務委託料464,000円が予算化されています。
本会議での議事録については、議会ホームページから平成10年以降については、議事録検索が可能になっています。委員会については、議事録は残念ながら公開されていません。 もし、委員会の議事録を閲覧したい場合、市政情報センターでわざわざ開示請求手続きを取らなくてはならないことになっています。 これは、なぜかというと、所沢市議会は、本会議主義を採用しているためで、委員会の議事については、本会議で、委員長報告の形で報告されるので、それで充分という考え方のようです。 もし市民の方が委員会の議事録を参照したい場合は、本会議での委員長報告の議事録を参照すれば、質疑や賛成、反対の意見が概ね把握できるようになっています。 本会議で行われる委員会の報告は、平均すると10分～20分、長いときは1時間もかかる場合があります。 さて、話を沼津市に戻しますと、沼津市では本会議及び委員会の内容について、株式会社アドバンスト・メディア の「AmiVoice
議会議事録作成支援システム」を利用しています。 このシステムは、リアルタイムで、会議の内容を、音声認識システムを使って、文字に直していくシステムです。システムの概要については、紹介記事をご参照ください。
沼津市議会の場合も、そもそもは、市民にいち早く、委員会の内容を報告するためというより、本会議での委員長報告を作成するために、このシステムを導入したようです。それまでは、委員長報告を作成するために、委員会のある日は毎晩夜中の2時ぐらいまで残業をしていたそうです。
ちなみに、所沢市ではどうなっているかというと、委員会の審議は、定例会の3日目に行われ、その後は、一般質問が5～6日（休会日も含め）あるため、その間にじっくりと議事録を反訳し、その内容に基づいて、最終日前日に行われる委員長報告が行われるため、沼津市よりは日程にまだ余裕があるようです。
このようにして作成された議事録ですが、議事録としての体裁を整えるため、さらにこれまでどおり会議録の会社に送付して修正を加え、それを正式な議事録とするそうです。ですから、結局のところ、インターネットの会議録検索システムで閲覧できるまでの時間はこれまでどおりとのことでした。
これでは、あまり費用の節減にはなっていないのでは、という疑問を沼津市の議会事務局の方に投げかけたところ、職員の残業代が減ったことと、会議録会社への支払いも圧縮できたので、当初はあまり期待していなかったが、費用削減効果があったとのことでした。
やはりシステム化しても、それにあわせて制度を変えていかなければ、なかなか合理化は実現しないということを実感しました。
所沢市でも、このシステムを導入することで、職員の方々の残業時間が少なくなり、会議録研究所への支払いも安くなるなら、費用を比較考量して、導入を検討するべきでしょう。もしシステムを導入するとなった場合、議事録のあり方も同時に考えていかなければならないでしょう。 いずれにしても、少なくとも議会閉会後1週間以内に、議会の議事内容を、本会議、委員会含めて、市民の皆様がインターネットで検察、閲覧できるようにすることが重要だとくわけんは考えております。
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